Da qualche anno a questa parte si sente spesso parlare di KPI.

Leggo (poche) cose correte, e (molte) cose scorrette.

Tra tante vere e proprie bufale, ce n’è una che prevale su tutte: l’idea che i KPI possano essere implementati in azienda

• senza una iniziale valutazione dello stato di salute dell’impresa;

• senza porsi degli obiettivi di business precisi;

• senza definire preliminarmente una strategia aziendale precisa,  personalizzata, sostenibile nel tempo.

In fondo, cosa ci vuole a prendere dieci KPI, uguali per tutti, e implementarli in azienda?

SIGNO’, QUANTO VENGONO AL CHILO?

Tranne le battute: comprendo che applicare soluzioni standardizzate e pronte all’uso potrebbe sembrare un’idea molto seducente, e sicuramente una soluzione semplice, comoda, veloce…

Ma è davvero così? Purtroppo no.

In questo articolo ti parlerò dei fondamenti dei KPI, e di cinque errori che vengono comunemente commessi e che di fatto rendono inutile, costoso, se non addirittura dannoso – il loro utilizzo.

Pronto? Cominciamo!

COSA SONO I KPI?

La parola KPI è un acronimo, che sta più precisamente per Key Performance Indicator, ossia – in italiano – indicatore chiave di performance.

Detto in parole povere…

I KPI SONO INDICATORI CHE MISURANO L’EFFICACIA DELLE AZIONI ATTUATE PER RAGGIUNGERE UNO SPECIFICO RISULTATO.

Sono ormai una consolidata abitudine nelle più grandi imprese al mondo, e molto diffusi soprattutto nel “modo di fare business” anglosassone.

Purtroppo in Italia sono ancora generalmente sconosciuti.

Faccio un esempio, per spiegarmi meglio.

Mettiamo caso che tu decida – dopo anni di stress e inattività fisica – di rimetterti in forma.

Forse ti senti più affaticato rispetto a qualche anno fa, dormi male durante la notte, e mangiare una pizza la sera – peggio ancora se accompagnata da una birra – sta diventando una mission impossibile.

Cosa puoi fare? Puoi fare questo, per esempio.

Obiettivo: meno dieci chili entro otto settimane.

Strategia: attività fisica intensiva, alimentazione sana e controllata, aumentare il metabolismo.

KPI: due sessioni con personal trainer a settimana, regime alimentare controllato con nutrizionista, bere tre litri di acqua al giorno, dormire almeno sette ore per notte.

In sostanza, monitorare costantemente il risultato delle azioni che sono sotto il tuo controllo e che – se costantemente messe in atto – ti consentiranno il raggiungimento dell’obiettivo.

QUINDI:

OBIETTIVI, AZIONI, RISULTATI.

Questo concetto può essere utilizzato efficacemente nella gestione aziendale.

Premesso questo, vediamo ora quali sono i CINQUE errori che non devi commettere quando decidi di utilizzare i KPI’s in azienda.

1. NON DEFINIRE OBIETTIVI SMART

Se non definisci in modo preciso e puntuale i tuoi obiettivi di business, stabilire dei KPI non ti servirà a nulla.

I KPI, infatti, sono l’espressione delle tue azioni, che servono a raggiungere il tuo scopo!

A questo proposito, puo’ venire in tuo aiuto l’acronimo S.M.A.R.T:

PER ESSERE DAVVERO EFFICACE UN OBIETTIVO DEVE ESSERE SPECIFICO (SPECIFIC), MISURABILE (MEASURABLE), REALIZZABILE (ACHIEVABLE), REALISTICO (REALISTIC), A TERMINE (TIME RELATED).

Quindi, per capirci.

Obiettivo male definito: aumentare le vendite

Obiettivo SMART: aumentare il fatturato del prodotto A del 20% in più rispetto all’anno appena trascorso, entro il 30 giugno 2019.

2. NON DEFINIRE UNA CORRETTA STRATEGIA

Negli ultimi anni si sente parlare di strategia, ma spesso – purtroppo – in modo molto poco “tecnico”.
Secondo la definizione a mio modo più utile e precisa, la Strategia è:

“L’INDIVIDUAZIONE DEGLI SCOPI E DEGLI OBIETTIVI DI LUNGO PERIODO DI UN’IMPRESA, LA CONSEGUENTE ALLOCAZIONE DELLE RISORSE E LO SVILUPPO DELLE ATTIVITÀ NECESSARIE PER RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI PROGRAMMATI.”

L’errore più grande che tu possa fare, quindi, è non definire correttamente la TUA strategia aziendale.

Togliti dalla testa una volta per tutte che ci siano strategie uguali per tutti. Non è così.

La strategia aziendale dipende dal tuo modello di business, dai tuoi obiettivi, dall’analisi di tutti i tuoi concorrenti, dall’analisi dell’ambiente nel quale la tua impresa opera: ciò che funziona per altri, potrebbe non funzionare per te (e viceversa).

È un vestito dalla qualità sartoriale cucito addosso su di te, non uno scarto di magazzino litigato sulla bancarella del mercato.

3. NON TENERE CONTO DEL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

Le informazioni, oggi, costano.

Costa raccoglierle, elaborarle e interpretarle, e non è un caso che Facebook, Amazon, Google, abbiano integrato nei propri modelli di business la monetizzazione delle informazioni inerenti al comportamento che gli utenti hanno sulle loro piattaforme

Quindi stabilire quali sono i KPI più adatti per monitorare l’efficacia o meno delle tue scelte aziendali è di FONDAMENTALE importanza.

E’ necessario trovare un equilibrio tra costo dell’informazione (tempo occorrente per elaborare l’informazione, costo del collaboratore che se ne occupa, etc..) e la sua utilità.

Ricorda.. LESS IS MORE.

4. NON CONDIVIDERE LE GIUSTE INFORMAZIONI

La tua missione è – assieme ad un consulente in gamba che ti aiuti e ti guidi – elaborare la strategia aziendale.

Ma, come abbiamo visto, la strategia per essere utile deve essere necessariamente tramutata in AZIONI, e quindi condivisa all’interno del team di lavoro e in azienda.

La condivisione comporta diversi aspetti positivi: naturalmente motiva un certo tipo di persone – quelle ambiziose in primis – a lavorare meglio stimolandole a raggiungere obiettivi precisi; rafforza il team di lavoro, incentivando la collaborazione; responsabilizza i collaboratori a lavorare per obiettivi, non dando per scontato lo stipendio a fine mese.

Tuttavia, sarebbe un errore pensare che la strategia debba essere condivisa con tutti, indifferentemente. Assolutamente no.
Vanno condivise le giuste e necessarie informazioni, ma non di più.

5. NON MONITORARE I RISULTATI

Le persone hanno paura dei risultati, da sempre.
Personalmente, penso che questo derivi in gran parte da una certa educazione scolastica che forse hai ricevuto anche tu: il voto come giudizio di quello che siamo come persone, invece che come risultato di un processo, di un ragionamento, di un percorso di studi.

Io credo invece che sia assolutamente necessario riappropriarsi del concetto più autentico di risultato, e farne strumento per capire cosa ha funzionato e cosa no, per fare meglio la volta successiva.

È quindi fondamentale la fase di analisi dei dati di un’azienda, sia per capire quale sia effettivamente il suo stato di salute, sia per ragionare su quello che non funziona, e quello che al contrario va potenziato. Fondamentale.

E questo riguarda sia i KPI, che i dati di bilancio della tua azienda.

Quindi non temere di mettere il naso nei numeri della tua azienda, per cercare di capirne di più: è necessario per sapere DAVVERO come stanno le cose, e per implementare un PIANO DI SVILUPPO sostenibile.