Oggi ti parlerò di uno degli strumenti cardine del mio metodo di lavoro: i KPI (in inglese Key Performance Indicator, ovvero indicatori chiave di prestazioni).

Eeeeehhhh??!?!?

Niente paura, sembra complicato ma non lo è per niente…permettimi di spiegarti meglio. Hai presente quando vuoi perdere peso? Probabilmente vai dal medico o meglio da uno specialista. Poi forse seguirai una dieta, oppure un programma di allenamento.

Ma dopo un pò di tempo avrai la necessità di verificare i tuoi risultati, in particolare se essi siano in linea con quanto ti aspettavi e, in caso negativo, se e come correggere il tiro.

Quindi probabilmente ritornerai dallo specialista, che analizzerà con te i risultati, e in base a quelli cambierà la strategia, ovvero modificherà il tuo programma alimentare e/o il tuo allenamento. E così in avanti… La maggior parte delle persone pensava, fino a qualche tempo fa, che lo strumento più affidabile per misurare la “perdita di peso” fosse la bilancia.

D’altronde, si era sempre fatto così, per decenni… Fino a quando qualcuno ha cominciato a mettere in dubbio la “completezza” di questo strumento di misurazione. Oggi infatti si sa che, oltre a pesarsi, è fondamentale anche prendere le misure con un metro da sarta (ad esempio giropetto, vita, bacino, cosce) , controllare periodicamente i valori delle analisi del sangue, etc… e che la salute non ha a che fare unicamente con la perdita di peso.  

Ecco, misurare le performance di un’azienda, o più precisamente le performance delle singole parti di un’azienda, è altrettanto complesso.

  Potresti pensare che sia sufficiente dare un’occhiata, più o meno approfondita, ai dati di bilancio. Sicuramente è un primo passo, ma spesso non è sufficiente. Il bilancio, infatti, è solo un riassunto di quello che è successo in un’azienda in un dato periodo di tempo.

Faccio un esempio per spiegarmi meglio. Poniamo ad esempio che la tua impresa produce due tipi di prodotti, prodotto A e prodotto B.

• Qual è quello che ti ha fatto guadagnare di più? (ho scritto guadagnare, non fatturare…)
• Quello che ti ha portato nuovi clienti?
• Quello che, all’aumentare della clientela, ti consente di soddisfarla più velocemente senza mettere in discussione tutta l’organizzazione interna della tua impresa?  

Tutte queste informazioni, preziosissime per prendere decisioni imprenditoriali ponderate, non sono visibili dal bilancio.

Potresti pensare che siano necessari software di ultima generazione, costosissimi, per raccogliere gli opportuni dati per poi fare elaborazioni complicate. E che quindi solo le grandi multinazionali possano avvalersi di questi strumenti. In fondo, probabilmente il tuo commercialista non te ne ha mai parlato, quindi vuol dire che tu puoi farne a meno, giusto?

Assolutamente no… 😉 Spesso è più che sufficiente un semplice foglio Excel che, se opportunamente impostato e aggiornato (anche da un collaboratore) è in grado di darti tutte le informazioni di cui necessiti per monitorare costantemente i tuoi risultati e quindi prendere decisioni più ponderate.

Ma cosa sono i KPI?

Come dicevo in premessa, sono dei semplici indicatori di performance, come ad esempio.

► ROE (Return on Equity) ossia quanto rende effettivamente un’impresa ai soci (leggi di più qui):

Utile netto nell’anno 2017 x 100. Patrimonio netto medio nell’anno 2017

► CRR (Customer retention rate), ossia tasso di fidelizzazione della clientela:

Numero dei clienti attivi all’inizio di un periodo (es. 2017) Numero dei clienti rimasti attivi al termine di un periodo

► CUR (Capacity utilisation rate), ossia tasso di utilizzo della capacità produttiva:

Attuale capacità produttiva nell’anno 2017 x 100 Capacità produttiva potenziale nell’anno 2017

  Questi sono solo alcuni esempi, ovviamente ce ne sono di diverse tipologie.. si tratta solo di scegliere quelli più adatti alla tua situazione particolare. Ad esempio, se tu fossi un avvocato, ti suggerirei di monitorare attentamente il periodo di tempo, espresso in numeri di giorni, che intercorrono tra l’apertura della pratica per un nuovo cliente e il versamento del primo acconto.

Oppure, la resa oraria media dei tuoi collaboratori, data dal rapporto tra quanto il tuo studio può mediamente fatturare ad un cliente per le pratiche seguite da un particolare collaboratore, e il costo orario che sostieni per avvalerti del suo lavoro.  

Ma perché apprezzo particolarmente i KPI tanto da utilizzarli abitualmente nel mio metodo di lavoro?

  Perchè hanno numerosi vantaggi:

► I KPI sono piú precisi e quindi utili rispetto alle informazioni che puoi avere dalla contabilità generale. – Quanto ha reso effettivamente l’investimento che hai fatto in azienda? – Quanto puoi contare effettivamente sulla fedeltà della tua clientela? – Fino a che punto la tua impresa è in grado di fronteggiare un consistente aumento di ordinativi?  

A queste domande difficilmente troverai risposta nei dati di bilancio. Un sistema di KPI ben impostato può darti la risposta 😉

  ► I KPI sono estremamente flessibili, in quanto, potenzialmente, è possibile “costruire ad hoc” gli indicatori piú adatti per te. Infatti ogni impresa ha particolari peculiarità. – La tua impresa è di produzione, di commercio o di servizi? – La tua impresa esercita l’attività in un settore nuovo o maturo? – La tua impresa in che stadio di vita è? É una start up o un’impresa da decenni sul mercato? Proprio perchè la tua impresa è diversa da qualsiasi altra, non è possibile affidarsi ad un sistema di misurazione uguale per tutti. E’ necessario impostare un sistema di KPI specifico per te, e i KPI si prestano molto bene a questo scopo.  

► I KPI, essendo indicatori sintetici e di facile interpretazione, si prestano facilmente al raffronto nel tempo e con imprese concorrenti o leader di settore.

Se ad esempio vuoi aumentare il tasso di fidelizzazione della tua clientela decidendo di erogare il tuo servizio non più a richiesta ma in forma di abbonamento, è possibile allora misurare l’efficacia della tua strategia attraverso il CRR (vedi sopra).

Quanti clienti decideranno di avvalersi dei tuoi servizi in modo continuato (garantendoti così maggiore liquidità) e quanti invece si rivolgeranno ad un tuo concorrente? Oppure, se il leader del tuo mercato di riferimento ha un CUR molto elevato, è possibile per te accapparrarti nuovi clienti? Fino a che punto? In conclusione, i KPI possono essere un ottimo strumento di misurazione delle performance aziendali, e sono molto più utili rispetto ai più semplici dati di bilancio.  

Come detto, io mi occupo esattamente di questo. Nei prossimi articoli continueremo ad approfondire l’argomento.