Qualche settimana fa mi contatta Antonio, che di lavoro fa il piastrellista.
Ha una lunghissima esperienza nel settore, e dieci anni fa ha preso la decisione di lasciare il posto di lavoro fisso per aprire una sua azienda, che sta andando davvero molto bene.

Si è specializzato nella posa del mosaico in vetro, che richiede tanta pazienza e precisione, ed è l’unico nella sua zona che riesce a trasformare piccole tesserine colorate in veri e propri capolavori.

E’ richiestissimo. I clienti sono numerosi, estremamente soddisfatti, e spesso parlano bene di lui in giro; grazie al passaparola gli affari vanno davvero alla grande.
Tuttavia…

Mentre parliamo, con un pò di difficoltà comincia a parlarmi di un suo problema che lo assilla da ANNI.
“Sai Assunta, io lavoro bene, i miei ragazzi (cioè i dipendenti) sono contenti, imparano velocemente, io adoro il mio lavoro… ma a fine mese non so mai quanto posso prelevarmi come stipendio dal conto corrente… e allora fine, per PAURA, mi prelevo il minimo per sopravvivere.”

Momento di (mio) imbarazzo, di incredulità. Cioè: Antonio ha un’azienda di successo, va tutto bene, clienti contenti, un team affiatato…E lui non si preleva uno stipendio adeguato?!?! Per paura?!?!

Antonio aveva decisamente bisogno di una mano. Comincio a chiedere qualche dettaglio in più. Antonio ha la contabilità semplificata perché il commercialista gli ha consigliato così per risparmiare qualche soldo (faccio appena in tempo a mordermi la lingua per non farmi scappare una bestemmia…).

Chiedo ad Antonio:

sai quali sono i tuoi debiti in scadenza IN QUESTO MOMENTO?

“Assunta, no.. mi spiace.. io aspetto che il fornitore mi manda l’avviso di pagamento, e pago.. mi arrangio giorno per giorno, così come viene…” E ci credo che Antonio ha paura, paura del futuro!

Così facendo non ha la minima consapevolezza di quali siano i suoi pagamenti futuri, e soprattutto se le fatture che incasserà saranno sufficienti a far fronte ai debiti! Come risolvere il problema di Antonio?

In questo articolo ti parlerò del BUDGET FINANZIARIO, un semplice strumento che ti permette di avere sempre sotto controllo i tuoi incassi e i tuoi pagamenti. Sostituisce egregiamente uno scadenziario, ma fa molto, molto di più.

Il budget finanziario stima il saldo del tuo conto corrente da oggi fino a settimane se non a mesi a venire, informandoti anche di COME spendi i tuoi soldi. 

Pronto? Cominciamo!

Innanzitutto ti presento UN budget finanziario. Eccolo qui.      

E’ UN esempio, e ho sostituito i dati di Antonio con alcuni inseriti a caso.

Come vedi lo schema comincia con un saldo iniziale, che indica il saldo (positivo/negativo) del conto corrente ad inizio di Agosto. Successivamente puoi vedere tre “blocchi”:

• Gestione operativa, che accoglie tutti gli incassi e i pagamenti della gestione ordinaria dell’azienda di Antonio: incasso di fatture per le diverse tipologie di lavorazioni, pagamento dei fornitori, dei dipendenti, F24, etc..

• Gestione degli investimenti, ossia tutti gli incassi e i pagamenti inerenti alle attrezzature e i macchinari

• Gestione dei finanziamenti, ossia tutti gli incassi e i pagamenti relativi ai finanziamenti bancari (mutui, prestiti, etc..) Il saldo iniziale, considerando poi tutti gli incassi (con segno +) e  i pagamenti (con segno -), determina il saldo finale del conto corrente.

Noterai tre diverse colonne: stimato, effettivo, e scostamento.

Stimato si riferisce all’importo che Antonio prevede presumibilmente di pagare nel futuro.

Effettivo si riferisce all’importo che Antonio paga effettivamente.

La colonna Scostamento è riferita alla differenza tra le colonne stimato e effettivo, e un piccolo semaforo segnala se l’errore di valutazione ha portato un beneficio (verde) o un maggiore esborso (rosso).

Bello, eh 😉 … Mentre scrivo, ammetto che devo ancora preparare la parte dei grafici a torta (forse meglio ad istogrammi…), grazie ai quali ad Antonio sarà ancora più chiaro come spende in cosa e quanto. Ah dimenticavo…

Il Budget viene compilato completamente in automatico.

“Ma Assunta, come è possibile?!?!” “Antonio, è sufficiente che tu, giorno per giorno (o anche una volta a settimana, quando hai tempo) compili lo scadenziario che ho preparato per te.”  

Ecco lo scadenziario degli incassi:  

Ecco lo scadenziario dei pagamenti:  

E’ sufficiente che Antonio, man mano che fa gli ordini della merce o riceve le buste paga dei suoi collaboratori, compili la tabella limitandosi a selezionare una categoria dal menu a tendina, ed indicare eventualmente alcune note, per infine inserire l’importo preventivato ed effettivo.

Tutto qui. Quindi:

• Minimo due colonne (Colonna: Tipologia ed Effettivo, dati essenziali).

• Massimo quattro colonne (Colonna: Tipologia, Note, Previsto ed Effettivo).

Tutto il resto il programma lo fa da solo (tranne il caffè)…   Alcune importanti avvertenze! In Internet probabilmente troverai tantissimi file per il budget finanziario, più o meno complessi e strutturati, che però sono generalmente pensati per gli “addetti ai lavori”.

Ciò non toglie che questo strumento possa essere anche adeguatamente semplificato per poter essere utilmente utilizzato anche da te. Gli strumenti per semplificarti la vita ci sono, basta conoscerli ed imparare ad usarli: la conoscenza è potere, anche e soprattutto nella gestione aziendale.

Un altro aspetto importante: non esiste il budget finanziario uguale per tutti. Come hai visto, ho predisposto il budget finanziario ad hoc per l’attività di Antonio, in base alle sue esigenze, e al suo livello di conoscenza di Excel (che è comunque nel suo caso buono).

Se anche tu quindi vuoi imparare a gestire meglio la liquidità in azienda, e soprattutto ad avere le idee chiare su quanti soldi puoi contare nelle prossime settimane/mesi, l’implementazione di budget finanziario potrebbe fare decisamente al caso tuo.