In questo articolo ti racconto cinque strategie semplici e veloci che ti aiuteranno da subito a gestire meglio il tuo tempo e ad aumentare la tua produttività.

Pronto? Cominciamo!  

COS’È LA PRODUTTIVITÀ

Si sente spesso parlare di produttività e, in particolare, del fatto che nelle imprese italiane la produttività del lavoro è generalmente molto bassa.

È vero.

Ma al di là degli slogan, pochi sanno DAVVERO cosa sia la produttività, e soprattutto, ignorano che in un’azienda essa possa (anzi debba!!) essere misurata e monitorata costantemente. Mi spiego meglio.  

La produttività è il rendimento di una risorsa, confrontata con il suo risultato.

Prendiamo Antonio, che ha un’impresa di produzione di borse in pelle.

Antonio sa che – al di la del costo della materia prima – uno dei costi più rilevanti per la sua impresa è il tempo dei suoi collaboratori, che deve essere quindi ottimizzato al meglio.

Quindi:  

• Il reparto commerciale quanto tempo impiega a preparare un preventivo?
• Il reparto amministrativo quanto tempo impiega a registrare la contabilità?
• Il reparto di produzione quanto tempo impiega a produrre una borsa?  

Come misurare la produttività? In genere, così:

Produttività = Risultato/risorsa impiegata

Quindi, tornando al caso di Antonio, è sufficiente calcolare quanti preventivi si producono, o quante fatture di contabilizzano, o quante borse si producono, in un’unità di tempo (generalmente un’ora di lavoro).

Una volta individuati questi dati, è possibile aumentare la produttività del lavoro svolto nella tua azienda implementando delle procedure standard a cui tutti si devono attenere, assegnando mansioni specifiche ad ogni collaboratore, delegando consapevolmente, etc.

Tuttavia… Questo serve a gran poco, se…  

non sei in grado di gestire in modo efficace il tuo tempo personale, e di pretendere lo stesso dai tuoi collaboratori.

Per migliorare la mia produttività faccio ormai da anni riferimento ad Andrea Giuliodori, blogger (www.efficacemente.com) e autore (Riconquista il tuo tempo, ed. Rizzoli), che reputo senza dubbio il massimo esperto in Italia in tema.

Da lui ho imparato tantissimo, e alcuni suggerimenti si sono rivelati davvero preziosi per la gestione della mia attività e di quella dei miei clienti.

In questo articolo ti svelerò quindi quelle che ritengo essere le cinque strategie più efficaci di Andrea, che ho personalmente testato e applicato nelle ultime settimane.  

POCHI (SETTE) ANELLI APERTI

Un anello – spiega nel suo libro Andrea – è qualsiasi attività, o progetto, che viene iniziata ma non portata a termine.

Ogni volta che intraprendi una nuova azione, prendi un nuovo impegno, o avvii un nuovo progetto, questi rimarranno sempre in “background”, a consumare la tua concentrazione e le tue energie mentali, fino a quando non la concludi.

Pensaci un attimo… quando finisci qualcosa, non provi anche tu un più o meno lieve senso di soddisfazione e sollievo?!

Ecco, appunto… Ma c’è di più…

Esiste inoltre un “limitatore di potenza” nel tuo cervello (tecnicamente chiamato “capacità di canale”), che non ti consente di gestire efficacemente più di sette nuovi impegni o progetti contemporaneamente.

Cosa puoi fare quindi? Se anche tu hai la testa piena di “cose da fare”, ma non sai da che parte cominciare, fai così:

• Fai una lista di tutti i tuoi progetti aperti, o comunque cose da fare
• Ordinali per priorità, da quello più strategicamente rilevante a quello più marginale;
• Selezionane al massimo sette, e focalizzati solo ed esclusivamente su quelli, in modo da preservare la tua concentrazione e portarli a termine.  

AMMAZZA LE DISTRAZIONI

Possono esserci tantissime distrazioni che rallentano il tuo lavoro e indeboliscono la tua concentrazione.

Il telefono che squilla, il collaboratore che ti disturba, … Ma…

Una delle distrazioni in assoluto più pericolosa e dannosa probabilmente ce l’hai nella tua mano in questo momento, o vicino al pc: è il tuo smartphone.

Controllare in continuazione i social media, la casella di mail, i messaggi, le notizie,  in modo smanioso come se la nostra sopravvivenza dipendesse da quello, beh..

Non solo ammazza la produttività, ma anche il relax nel tempo libero.

Si perché se vedi i social media nello stesso modo in cui i tuoi nonni vedevano le sigarette negli anni Cinquanta e Sessanta, ossia come un innocuo antistress e un piacevole vizio, sei fuori strada.

Prova a “dimenticare” lo smartphone per qualche ora a casa, o a chiuderlo in un cassetto: vedrai che è tutt’altro che un antistress, anzi!

Ti sentirai nervoso, irrequieto, e con la brutta sensazione che “ti manchi” qualcosa.

Perché succede questo? Perché lo scopo dei social è creare una dipendenza.

Più trascorri tempo a scrollare il feed blu, più vedrai inserzioni pubblicitarie, più le imprese pagheranno per quella view.

È un circolo vizioso (e dannoso). Cosa fare?

Personalmente (e lo ammetto, con una certa difficoltà all’inizio) limito l’utilizzo dello smartphone esclusivamente a momenti specifici della giornata, ad esempio mezzora prima di pranzo e mezzora prima di cena.

Ho inoltre disattivato le notifiche delle APP meno importanti, in modo da non esser disturbata mentre faccio altro.

La mia capacità di concentrazione è notevolmente migliorata e – indovina un po’… – la mia produttività è schizzata alle stelle.  

UN MITO DURO A MORIRE: IL MULTITASKING

Fino a qualche anno fa lo stereotipo dell’imprenditore di successo era un supereroe  perfettamente in grado di occuparsi di più cose contemporaneamente, quasi (o forse meglio) di Superman.

Ma questo modo di fare è davvero così efficace? Purtroppo NO.

Fare multitasking è profondamente improduttivo perché comporta degli elevanti costi di context switching (cambio di contesto).

Nessuno è in grado di fare più cose contemporaneamente. Nessuno.

Il cervello umano, infatti, è in grado di focalizzarsi solo un’attività alla volta, e ogni volta che passi da un’attività all’altra impieghi circa 25 minuti per ritornare al livello di concentrazione di prima.

Focalizzati quindi su un’unica attività alla volta, e poi stacca completamente la spina e ricarica le pile.

Personalmente trovo molto utile concentrarmi per cinquanta minuti filati su un’unica attività, per poi prendermi dieci minuti di pausa per sgranchirmi le gambe, fare una chiacchierata piacevole, prendermi un caffè.

E poi ributtarmi nella mischia.  

PROCRASTINAZIONE: BRUTTA CANAGLIA

Procastinazione significa, letteralmente, “differire, rinviare un’attività da un momento all’altro, dall’oggi al domani, allo scopo di guadagnare tempo o addirittura con l’intenzione di non fare quello che si dovrebbe”.

Quando un imprenditore procastina?

Quando non fai quella telefonata al cliente insoddisfatto per ascoltare la sua lamentela, o tardi ad organizzare la riunione con i tuoi collaboratori intuendo a priori che ci sarà da discutere, o eviti di chiamare il commercialista per chiedergli una stima delle imposte da pagare.

E – tornando al discorso della produttività – la procrastinazione ha un costo, dal momento che ti fa perdere solo tempo, concentrazione, energie; ed essendo un costo, ti fa perdere denaro.

Per porre rimedio, anche in questo caso ho trovato estremamente utile un consiglio di Andrea; la regola dei cinque secondi. “Dal momento in cui decidi di lavorare su una determinata attività, hai cinque secondi per iniziare”.

Solo cinque secondi, perché così non hai il tempo di trovare l’ennesima scusa per non agire.

Immaginalo proprio come un countdown…. Cinque, quattro, tre, due, uno… GO!!!  

RELAAAAXXXX!!!

Tanti imprenditori, presi dagli impegni quotidiani e dalle mille cose di cui occuparsi, ignorano che il tempo per rilassarsi e concludere in serenità la giornata è altrettanto importante rispetto all’attività lavorativa.

Il tempo che decidi di dedicare al relax, infatti, serve a ricaricare le batterie e far si che il livello di concentrazione del giorno dopo rimanga sempre alto.

Forse anche a te è successo di dover fronteggiare un’emergenza, e di dover lavorare fino a tarda sera, se non a notte fonda. Hai notato come ti senti il giorno dopo?

Inevitabilmente sei “spompato”, probabilmente di cattivo umore, e – nonostante più di una tazzina di caffè – è molto difficile rimanere concentrati.

Cosa fare allora? Fissa un’orario passata la quale ti impegni a interrompere la tua attività lavorativa, qualsiasi cosa tu stia facendo.

Si lo so, non è nel tuo modo di fare, ma… in questo modo, sapendo a priori che lavorerai fino ad un’ora X, il tuo cervello si adeguerà cercando comunque di completare il lavoro entro l’orario fissato, rendendoti automaticamente “più produttivo”.

E una volta che avrai “staccato” con il lavoro, pensa ad altro.. gioca con i tuoi figli, con il cane, rilassati cucinando o ascoltando della buona musica.

Vedrai che dormirai meglio, il giorno dopo sarai più fresco e riposato e quindi… più produttivo!  

In questo articolo ho cercato di darti alcuni suggerimenti che utilizzo personalmente per aumentare la mia produttività personale e professionale.

Ringrazio pubblicamente Andrea, perché grazie ai suoi suggerimenti ha aiutato me, come altri imprenditori e libero professionisti, a fare del nostro meglio, ogni giorno.

Per concludere, vorrei che ti fosse molto chiaro che:

• La produttività deve essere misurata e ottimizzata, per ridurre i costi, aumentare l’efficienza della tua azienda e quindi i tuoi guadagni
• Uno degli elementi fondamentali della produttività aziendale consiste nel migliorare la tua produttività e quella dei tuoi collaboratori, per farti guadagnare di più e liberare tempo per la tua vita al di fuori del lavoro.