Era da qualche giorno che non avevo piú notizie di un mio cliente…

Lo sto aiutando ad implementare un’idea di business davvero interessante (anche se un pò complicata…), ci sentivamo ad ogni ora del giorno ma poi… improvvisamente… piú niente.

Gli mandavo dei messaggi, vedevo che (qualcuno) li leggeva, ma poi…

Lo ammetto, mi sono preoccupata.

Anche perché non era da lui, e so quanto il fattore tempo sia, in questo caso, essenziale.

Quando… finalmente ricevo un messaggio di risposta!
Era vivo e vegeto, in buone condizioni di salute! Solo tanto stressato…

Perché?

Perché era super occupato a formare una persona che lo avrebbe aiutato nelle prossime settimane e mesi in azienda.

Ma, per il momento, l’unico effetto (assolutamente non voluto ne programmato) era stato quello di distrarlo dalle sue attività più importanti, ossia organizzare la propria impresa, per metterlo vicino ad una persona e spiegargli come fare questo, come fare l’altro…

 

E questo purtroppo accade nella maggior parte delle piccole realtà imprenditoriali.

 

Infatti, uno dei motivi principali che scoraggiano l’assunzione di nuovo personale nelle aziende è proprio questo:

► Chi ce l’ha poi il tempo di formarla su come davvero funziona?

► Su come vuoi che le cose vengano fatte esattamente alla tua maniera?

► E se poi dopo qualche mese questa persona se ne va? Hai perso tanto tempo per niente!

 

La soluzione è allora far scoppiare il tuo team, essere sempre in ritardo con le cose da fare e vivere nell’emergenza?

 

No. Assolutamente no.

In questo articolo ti svelerò tre rimedi che vengono sempre utilizzati dalle grandi companies e che fanno si che la dentro si abbiano sempre le idee chiare su chi fa cosa, e soprattutto come.

Ma ora basta alle ciance… partiamo!

 

1. L’ORGANIGRAMMA

Se pensi all’organizzazione della tua impresa:

► Chi è a capo di chi?
► Chi può delegare ad altri?
► Chi deve controllare il lavoro altrui?
► Chi ha il potere di prendere le decisioni? E QUALI decisioni?

Rispondere a queste domande non è per niente facile…

E forse ti sarà capitato che assegni un lavoro da svolgere ad una tua dipendente, per poi scoprire che non è stato portato a termine perché era occupata a fare altro su incarico del socio o della dipendente più anziana.

Come uscirne?

Fai un organigramma – scritto – che ti aiuti a schiarire le idee a te e al tuo staff.

► Riunisci le persone che all’interno della tua azienda davvero contano (e sei da solo va bene lo stesso!);
► Prendi carta e penna e disponi le persone in senso gerarchico, in base cioè a chi coordina ed è responsabile di chi.
► Condividi il risultato con il tuo staff, e fa si che le regole che hai stabilito valgano per tutti (nessuna eccezione: per te in primis!).

 

 

2. IL FUNZIONIGRAMMA

Chi fa cosa?

Eh bella domanda, vero?
In teoria ci sono ruoli ben definiti.. Ma poi?
Quante volte ti è capitato di sostituire il tuo dipendente?
Cosa succede in azienda se qualcuno si ammala?!

 

Ecco, il funzionigramma è lo strumento perfetto per fare chiarezza e formalizzare una volta per tutte “chi fa cosa”.

 

Anche in questo caso non serve assolutamente a niente “averlo a mente”. E’ di fondamentale importanza redigerlo per scritto.

Quindi:

► Riunisci le persone che all’interno della tua azienda davvero contano (e sei da solo va bene lo stesso!);

► Prendi carta e penna e comincia ad elencare nel dettagli tutte le funzioni o attività che sono necessarie alla tua attività. Alcuni esempi? Accogliere i clienti, organizzare il magazzino, gestire la fatturazione, organizzare le carte e portarle dal commercialista (no, non devi farlo necessariamente tu!), gestire le lamentele dei clienti, etc…

► Stabilisci con precisione chi fa cosa.
Un suggerimento (importante!): stabilisci che più di una persona si occupi di una mansione per gestire preventivamente alcuni imprevisti (assenza per malattia, o sovraccarico di lavoro). Se quindi Carlo si è preso l’influenza ed è a casa con il febbrone, Luca sa già che, per quei compiti specifici, dovrà sostituirlo lui (e sarà già formato per farlo alla grande!)

► Stabilisci un sistema preciso di risultati attesi, responsabilità ed eventuali bonus correlati a ciascuna funzione.
Chi fa cosa deve aver chiaro che ha la responsabilità diretta del risultato di quella specifica attività; in questo modo incentiverai la buona volontà dei tuoi collaboratori, nonchè la produttività della tua azienda.

► Condividi il risultato con il tuo staff, e fa si che le regole che hai stabilito valgano per tutti (anche in questo caso non sono ammesse eccezioni!).

 

3. STABILISCI PROCEDURE

 

Si lo so, il termine “procedura” richiama qualcosa di inutilmente burocratico, rigido, inutile.

E’ vero.

Ma è altrettanto vero che esistono anche le procedure buone, fatte bene, che portano incredibili benefici perchè chiariscono una volta per tutte, e per tutti, come deve essere fatto qualcosa nella tua azienda.

Insomma non c’è un modo di fare le cose.

 

C’è solo il TUO modo di fare le cose, e che tutti devono rispettare.

 

Se sei stanco quindi di ripeterlo giorno dopo giorno dopo giorno…
Mettilo per scritto, elencando con precisione tutte le attività che devono essere svolte per arrivare a quel risultato finale.

Sei una parrucchiera e hai ricevuto lamentele dalle clienti che non si sentono ben accolte dalla nuova arrivata? Come vuoi che si comporti? Invece che starle dietro e rimproverarla in continuazione perdendo anche la pazienza, mettilo per scritto!

Cosa deve fare la tua dipendente OGNI volta che una cliente entra dalla porta?

► Salutare la cliente con “Buongiorno, Signora Maria, benvenuta!”
► Chiederle se ha preso appuntamento e con chi e verificare velocemente il tempo di attesa
► Prenderle il cappotto e sistemarlo nell’apposito armadio.
► Accompagnarla ad una postazione e chiederLe se gradisce un caffè o qualcosa da bere.
► Rassicurare la cliente che la persona con la quale ha appuntamento la raggiungerà subito o entro tot minuti.

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Questi sono tre strumenti che vengono abitualmente utilizzati dalle grandi imprese per far si che chiunque sappia esattamente cosa e come fare le cose in azienda.

In imprese di decine e decine di dipendenti ti aspetti davvero che l’amministratore delegato possa stare tutto il giorno a verificare che ogni dipendente faccia correttamente il suo lavoro?

Impensabile. Ma ti assicuro, che la dentro funziona tutto alla perfezione…

Ora che ti ho rivelato questi strumenti, puoi utilizzarli anche tu per migliorare l’organizzazione interna della tua impresa, anche se siete solo in tre persone o poco più.

Si, perché è necessario fare chiarezza anche se si è in pochi e se lavori con i tuoi collaboratori fianco a fianco ogni santo giorno.

 

► Migliorerai così l’efficienza interna. Le cose verranno fatte con meno sforzo, meno tempo, meno stress per tutti.

► Il clima in azienda migliorerà drasticamente e non ci saranno più quelle inutili discussioni che fanno solo perdere tempo

► I tuoi collaboratori ridurranno sensibilmente il margine di errore dei compiti affidati loro (per forza, hanno la procedura scritta!)

► Sostituire le persone che ti chiameranno la mattina “capo, ho il febbrone, sto a casa!” non sarà più un dramma.

► Sarà molto più semplice delegare ad altri ed istruire i nuovi arrivati senza perdere giorni e giorni di lavoro. E’ tutto scritto, basta stampare loro organigramma, funzionigramma e procedure e il gioco è fatto!

Spero che questo articolo ti sia piaciuto e che ti possa essere utile.

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A presto! Assunta

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